Tietojärjestelmän käyttöönottoa – case Haahtela

Tietojärjestelmien käyttöönotto, ja erityisesti hyötykäyttöönotto, on edelleen jokapäiväistä arkea työelämässä. Käyttöönotto ja siihen liittyvä muutos on monisyisempi kuin pelkkä uusi järjestelmä tai sovellus ominaisuuksineen. Jos uusi järjestelmä on laaja, niin hyötykäyttöönottokin vie usein vielä enemmän aikaa kaikilta. ”Näissä riittää tutkittavaa ja tietojärjestelmäasiantuntijoille töitä”, toteaa lehtori Antti Tuomisto.

Haahtelalla on Suomessa johtava asema strategisen toimitilasuunnittelun, rakentamistalouden ja kiinteistöhallinnan ohjelmistojen ja palveluiden tuottajana. Haahtela on asiantuntijaorganisaatio, joka on syntynyt akateemisen tutkimuksen pohjalle tavoitteenaan luoda tutkimustiedon avulla tottuja toimintatapoja muuttavia menetelmiä, tuotteita ja palveluita. Rakennusalan konsulteille ja kiinteistönomistajille on kehitetty teknologiaa, joka hyödyntää 50 vuoden tutkimus- ja kehitystyötä. Se paketoi yksiin kansiin keskeisimmät menetelmät ja tuo ne kaikkien saataville.

Uuden ohjelmiston vastaanotto kentällä oli yksi kysymyksistä, joihin Haahtelan Miska Särkkälä ja kollegat kaipasivat näkemystä. Tätä asiaa ryhtyi tutkimaan Turun kauppakorkeakoulun tietojärjestelmätieteen maisteriopiskelija Jennika Solakuja.

Jennika:

”Tutkimus antoi mahdollisuuden tutustua rakennusteollisuuteen ja sen kehityskohteisiin tietojärjestelmätieteen näkökulmasta. Tutkimustyö opetti analysoimaan toimialariippumattomasti tietojärjestelmien kehityskohteita sekä nykyisten toimintatapojen merkitystä järjestelmien käyttöönoton onnistumiseen. Tutkimus toteutettiin puolistrukturoituina haastatteluina Haahtelan nimeämille asiantuntijoille. Heidän aikansa ja panoksensa on yksi merkittävimmistä tekijöistä tutkimuksen onnistumiselle.

Haastateltavien avulla tunnistettiin, että syyt järjestelmän käyttöönoton haasteille voivat olla enemmän toimintatapasidonnaisia kuin järjestelmäteknisiä. Tutkimuksen johtopäätöksinä tuotettiin haastateltavien vastauksista luodut teemat eli kehityskohteet ja niiden avulla koostetiin konkreettinen toimenpidesuunnitelma. Tehty suunnitelma on ehdotus, jonka avulla Haahtela pääsee edistämään tutkimuksessa tehtyjä havaintoja.”

Miska Särkkälä:

”Pitkäaikaisen tutkimustyön tuloksena kehittämällämme Realaizer-simulaatio-ohjelmiston tavoitteena on tuoda eri kohderyhmille uusia tapoja ratkaista rakennushankkeiden haasteita. Perinteisillä menetelmillä asetettavat tavoitteet hankkeen suunnittelulle ovat usein hataria, jolloin tilannekuva täsmentyy vasta hankkeen edetessä. Simuloimalla koko rakennuksen jo ennen varsinaista suunnittelua konsultit voivat auttaa asiakkaitaan ohjaamaan hankkeet tavoitteisiin ja välttää uudelleensuunnittelusta aiheutuvaa kustannusten ja aikataulun ylittymistä.”

”Käyttäjien tarpeet huomioivasta kehitystyöstämme huolimatta perinteisillä menetelmillä on edelleen vahva jalansija rakennushankkeissa. Jennikan tutkimustyö vahvisti käsityksemme siitä, että syyt ovat moninaisia ja alan toimintatapojen kehittäminen vaatii yritysten välistä yhteistyötä. Meidän näkökulmastamme jatkotyötä helpottaa se, että tutkimuksen tuloksissa oli esitetty selkeä toimenpidesuunnitelma ja priorisointi mahdollisten tehtävien välillä. Työn merkitystä liiketoiminnallemme kuvaa hyvin se, että esittelytilaisuuteen osallistui toistakymmentä asiakas- ja myyntityön parissa olevaa työntekijäämme.”

Jennika teki projektin osana tietojärjestelmätieteen FM-tutkintoaan (Master’s Project, 10 op).

Lisätietoja:

Miska Särkkälä, miska.sarkkala@haahtela.fi
Strategisen kiinteistökehityksen konsultti
Haahtela

Antti Tuomisto, antti.tuomisto@utu.fi
Lehtori
Tietojärjestelmätiede, Work Informatics
Turun kauppakorkeakoulu, Turun yliopisto